CASE実績紹介

コミュニケーションロスのない、オフサイトでのエンハンスサービスを実現

昨今の経済状況から、売上げの伸び悩みが続くGMSにも経費削減やシステムの効率化の波が押し寄せています。このような中、X社では、関係会社を含めたグループ企業全体で固定コストの削減を実現するため、システムの維持保守の効率化を推進されています。こうしたX社の動きに先駆けて、キューブシステムはシステムの安定化と運用の効率化を目的に、エンハンスや一部のシステム開発の標準化を徹底いたしました。
また、オフサイトエンハンスを実現するため、X社専用の開発ルームを本社に設置いたしました。開発ルームには、入退室管理システムを導入し、さらにはX社と開発ルームとを結ぶ専用回線を開設することで、セキュアなオフサイト環境を構築いたしました。

一方、オフサイトエンハンスを実施する上で最も懸念していたのが、コミュニケーション不足から生じる情報の伝達ロスでした。顧客からの指示は一旦オンサイト側のプロジェクトリーダが受けますが、それを如何に迅速かつ正確にオフサイト側のメンバーへ伝達するかが課題としてありました。
その対応として、X社とキューブシステム本社の各拠点にTV会議システムを設置し、24時間365日常時接続できる環境を構築いたしました。TV会議システムを活用することでリアルタイムな情報連携・状況確認が可能となり、コミュニケーションロスのないサービス提供を実現しております。

キューブシステムは、業務の標準化、非属人化が進むMDシステムにおけるエンハンスサービスの一部に関して、総人員の約60%を本社の開発ルームへシフトさせることを実現いたしました。また、業務の調整や緊急対応時におけるコントロールの必要性から、スタッフ数名については今まで通りX社に常駐し、業務のサポートや上流工程での提案活動など、オンサイトでのシステムサービスを継続する形になっております。

オフサイトからオフショアへ──業務の標準化が目指すもの

オフサイトエンハンスを実施することによるメリットとして、トラブル発生件数が大幅に減少するという点があります。今まで口頭で行っていた作業指示や業務上のやり取りなどをほぼすべて明文化して、情報伝達するよう改善いたしました。それにより、オンサイト側とオフサイト側の認識の齟齬を解消することができております。さらに、作業の手戻りや作業ミスを減らすこともでき、業務の効率化を実現しております。他にも、若手社員に対する教育・サポート時間の増加など、数多くのメリットが生まれています。

そして、このようにキューブシステムがオフサイトを実現できる要因のひとつに、業務の標準化が高いレベルで進められる点が挙げられます。特定の人材に依存するスキルを規約化・手順化することで、日本人ではなくても対応することが可能となっております。オフサイトでの実績を活かし、そのままオフショアへ応用することもできるようになり、実際に上海に設立した子会社でも、生産性を重視したエンハンスサービスを提供できております。上海で業務を開始した当初は少人数でありましたが、プロジェクトの規模は順調に拡大しています。今後は、ベトナムの子会社にも業務の一部をシフトする予定であり、エンハンスサービスのノウハウやスキルを各海外子会社にも積極的に展開することで、将来的には各拠点の現地企業からの受注にもつなげてまいります。